ニュースなどでも取り上げられてきましたが、２０２４年１月１日から『電子帳簿保存法』の一部である「電子取引データのデータ保存義務」が開始されました。
『電子帳簿保存法』では、保存方法が下記３項目に区分されます。
１．電子帳簿等保存
会計ソフトなどで作成した帳簿や決算関係書類の電子データ保存を認める制度
２．スキャナ保存
紙で受領・作成した請求書・領収書などの書類をスキャナなどでデジタル化して保存することを認める制度
３．電子取引
領収書や請求書を紙ではなく電子データで授受した場合、その取引情報を電子データのまま保存することを定めた制度
【１】電子帳簿等保存や【２】スキャナ保存の対応が任意であるのに対し、【３】の電子取引への対応は義務化されています。
※２０２３年１２月３１日までは宥恕（ゆうじょ）措置が取られていたが、
２０２４年１月１日から完全義務化。
【２】のスキャナ保存と混同しやすく、経営者・経理の皆様からご質問をいただくことも多いのですが、「紙」で取得された請求書等の保存方法は、現在も原則として「紙」による保存のままです。「紙」の請求書を「電子データ（ＰＤＦ等）」にして保存することが求められているわけではありません。
また「電子取引データのデータ保存義務」に対応するために取り組まなくてはいけないことも意外とシンプルで、下記２つの要件を満たすのみとなります。
- （１）社内にて「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を制定し、遵守する
- （２）電子データの保存に関して検索要件を充足した上で保存する
（１）に関しては、国税庁がウェブサイトで公開しているひな形があります。
そちらを参考に自社内のルールを盛り込み、策定していただければ問題ありません。
※法人版と個人事業者版のＷｏｒｄファイルが提供されています。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
（２）に関しては、電子データ（ＰＤＦ等）の保存時、ファイル名に「取引年月日・取引金額・取引先」の３点を記載し、税務調査の際、必要な電子データがすぐに検索できる状態にしておく必要があります。
上記２点を満たしていれば、基本的に今回の電子帳簿保存法の改正による「電子取引データのデータ保存義務」は満たすこととなります。
したがって、『電子帳簿保存法』という仰々しい名称になっていますが、実のところ、
電子データのみのやり取りで完結してしまう新しい取引方法に関して、「紙」が発行されない取り引きは、データを加工修正せずに保存してください。
というシンプルな内容の法律なのです。
さて、話は少々変わりますが、２０２３年１０月１日から『消費税のインボイス制度』が開始されております。
経理から「事務負担が非常に増えている……」と報告・相談を受けた経営者の方もたくさんいらっしゃるのではないでしょうか？特に「登録番号の確認」を手作業で行なう場合、非常に多くの時間を必要とします。
例えば、１度書類をスキャンするだけで、
- 『電子帳簿保存法』の諸条件を満たすことにより書類の破棄が可能となる
- 国税庁のホームページと連携し「登録番号」を自動で確認してくれる
有料ではありますが、こういった機能を備えたクラウドシステムもあります。自社の状況に合わせた新しい仕組みの導入を対策として検討してみることをお勧めします。
『電子帳簿保存法』『消費税のインボイス制度』いずれも内容自体はシンプルではあるものの、経理サイドで手間が掛かる事実は変わりません。
今後、電子化がますます進んでいくことが想定される中で、事務・経理フローの簡潔化・効率化など、事務改善のご要望がありましたら、ぜひＮＢＣ税理士法人へお気軽にお問い合わせください。
